Diversos estudios estiman que hay entre 10 y 17 millones de reuniones en un día promedio en los Estados Unidos, o más de tres mil millones reuniones al año. Una reunión entre varios gerentes o ejecutivos pueden costar más de $ 1000 por hora de los costos salariales por sí solos.
Todas estas reuniones, y sin embargo gerentes, supervisores, ingenieros y trabajadores de acuerdo en que muchas reuniones son una pérdida de tiempo. ¿Alguna vez se sienten frustrados, consiguiendo llamados a asistir a las reuniones que parecen perder demasiado tiempo? ¿Alguna vez te gustaría poder hacer algo al respecto?
Algunos de los síntomas que debe buscar:
1. Hacer algunas reuniones divagar, carecen de un propósito claro, carecen de una agenda, tienen una agenda que nadie sigue?
Práctica Buena reunión dice que un programa específico se reducirá el tiempo perdido en una reunión. Una encuesta de 471 líderes de gestión señaló que el 90 por ciento de los encuestados atribuyó el fracaso de la mayoría de las reuniones de la "falta de planificación anticipada y la organización." No sólo es una agenda importante, capacitar a las personas para señalar cuando la reunión se sale de la agenda puede ser esencial también.
2. ¿Te has dado cuenta de la gente que hace sus propias cosas durante la reunión: mensajes de texto, hablar por teléfono, responder al correo electrónico, mantener conversaciones relacionadas.
Una forma de evitar esto: establecer algunas reglas básicas antes de que comience la reunión. Las reglas básicas son las reglas y regulaciones personas están de acuerdo. Reglas podrían incluir límites en las conversaciones de mensajes de texto, correo electrónico y teléfono, no hay conversaciones de mesa fuera, etc Las personas pueden necesitar que se les recuerde las reglas del juego al comienzo de la reunión, o durante el curso de la reunión.
3. ¿Es común que las personas no están preparadas - no han leído el informe, documento, hoja de cálculo que la reunión iba o no han hecho la investigación que prometieron?
Una organización bien gestionada tiene funcionarios responsables por hacer su trabajo y mantener sus promesas. La gente tiene papeles en cualquier organización, y con frecuencia otras personas dependen de ellos para hacer lo que dijo o prometió. Las reuniones son a menudo lugares donde la gente se espera que informen sobre su trabajo, compartir información, etc Cuando los miembros no hacen lo que se espera de ellas, pierden el tiempo de otras personas que llegaron a la reunión con el fin de aprender lo que se ha avanzado. Personas sean responsables podrían ser parte de las reglas del juego.
4. Se discuten las decisiones, pero decidió no? Cuando se toman las decisiones, qué las personas continúan luchar contra ellos, ellos repudiar o mal de ellos después?
Un proceso de negocio tiene un buen actividades esenciales realizadas con un mínimo de desperdicio. Un proceso de reuniones bien exige decisiones o requiere que el tema se continuará en la próxima reunión. Si una decisión todavía no se puede hacer, la decisión que tenga que ser expulsado arriba o asignados a un subgrupo.
La segunda cuestión es que después de todo el mundo ha dado su opinión y se toman las decisiones, la decisión debe ser apoyada por todo el grupo, aunque algunos no están de acuerdo. Excepción especial: cuando la resolución es ilegal, inmoral o peligroso.
5. ¿Sus reuniones dominadas por unas pocas habladores (no necesariamente el líder)? Por el contrario, hay personas con conocimientos que nunca se oyen desde?
Facilitación puede mejorar el proceso y los resultados de las reuniones. Según un artículo publicado en el otoño de 2006 de El boletín facilitador, utilizando un facilitador de la reunión calificada aumenta la productividad de un proyecto en un 25%. Por supuesto que podría tener un sesgo, pero tener a alguien con formación en materia de facilitación reunión probablemente mejoraría la mayoría de las reuniones.
6. ¿La gente llega tarde, o aparece y desaparece? Hacer reuniones comienzan tarde y terminan tarde?
Integridad - considerar la integridad de las vigas de acero en un edificio. Si uno o más faltaba, no al edificio hundirse o caer? La integridad de su grupo o equipo de trabajo se ve socavada cuando las personas claves que faltan, no importa si se trata de llegar tarde o salir temprano. Puede ser que pierda las comunicaciones importantes o perder todos los demás momentos en que tienen que ser especialmente puesto al día.
7. ¿Alguna vez salir de una reunión con un dolor de cabeza o cansancio excesivo? ¿Sueles dejar ciertas reuniones enojado, frustrado o deprimido?
¿Es su estilo de satisfacer saludable para usted? ¿Usted va y sentarse con donas, café, refrescos, bollos y otros alimentos que punto su azúcar en la sangre y luego hacer que se caiga? ¿Son las reuniones más tiempo del necesario o se corren sin interrupciones? ¿Está sujetando el tipo equivocado de encuentro para cualquier hora del día? Considere la posibilidad de la logística de la reunión para ver si sus reuniones realmente ayudar u obstaculizar el trabajo de la organización.
Industria estima que las reuniones de la revista Semana desperdician 37 mil millones de dólares al año en los EE.UU. solamente. Parte de ese dinero se está perdiendo en su organización!
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